Con el aumento de las operaciones y transacciones online, las empresas requieren usar herramientas que permitan a los clientes la firma online. La firma electrónica avanzada resulta ser el mecanismo que otorga mayor seguridad a los procesos en el entorno empresarial. Te contamos por qué, sus usos y aplicaciones en Chile. 

 

¿Qué es la firma electrónica avanzada?

La firma electrónica avanzada es uno de los tipos de firma electrónica que se reconocen en algunas legislaciones del mundo, como la europea: firma electrónica simple, firma electrónica avanzada y firma electrónica cualificada. 

De acuerdo con el  el Reglamento de la Unión Europea Nº 910/2014, conocido como eIDAS: 

La firma electrónica avanzada “es la firma electrónica que cumple los requisitos contemplados en el artículo 26:

•  a) estar vinculada al firmante de manera única;
•  b) permitir la identificación del firmante;
•  c) haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo,
•  d) estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.

Firma electrónica avanzada en Chile 

Las firmas electrónicas son legales en Chile desde el año 2002, cuando se aprobó la Ley N° 19.799 o Ley de Firma Electrónica (LFE). En ella se definen los tipos de firma:

1. Firma Electrónica Simple (FES):

 Se define como “cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor”.

Corresponde a una propiedad digital no certificada que permite identificar al autor de un documento, por lo que una firma electrónica simple puede ser:

• Una imagen escaneada de la firma manuscrita del firmante insertada en un documento electrónico.
• El nombre del titular en un correo electrónico enviado desde su cuenta personal.
• Una huella dactilar u otro dato biométrico particular del titular.

2. Firma Electrónica Avanzada (FEA)

La Ley N 19799 de 2002 define la Firma Electrónica Avanzada en Chile como: “aquella certificada por un prestador acreditado y que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría”.

Diferencias entre Certificado Digital y Firma Electrónica Avanzada en Chile 

En este punto es importante entender la diferencia entre una certificado digital y una firma electrónica avanzada: 

 

Certificado Digital 

Un certificado digital es un documento electrónico que permite identificar a una persona legalmente en internet para realizar trámites y operaciones de manera online. El certificado digital se basa en una clave que otorga una entidad pública. 

Por eso, cuando se firma un documento electrónico con un certificado digital, este tiene la misma validez legal de una firma manuscrita realizada sobre un papel. 

Con un certificado digital puedes firmar:

• Facturas
• Contratos
• Pólizas
• Documentos laborales, empresariales y públicos.

TEN PRESENTE: certificados de firma electrónica son de uso personal por lo que no se comparten con otras personas. 

 

Tipos de certificados de firma electrónica en Chile

En Chile existen dos tipos certificados de firma electrónica. Estos son emitidos por una Prestadora de Servicios de Certificación Digital.

Certificado de Firma Electrónica Simple

También conocido como Certificado Digital Simple. Es cualquier forma de identificarse en internet certificada por una entidad acreditada como es el caso de Thomas Signe en Chile. 

Este certificado le otorga mayor seguridad a la firma y mayor protección al firmante. Por ejemplo, con este se puede acceder al Servicio de Impuestos Internos en Chile para firmar documentos tributarios electrónicos como facturas y notas de crédito.

Certificado de Firma Electrónica Avanzada

También conocido como Certificado Digital Avanzado. Se trata de un certificado que tiene la misma validez legal de una firma manuscrita ante un notario público, permitiendo conservar las características ante tribunales puesto que no es posible negar su autoría. 

Por lo tanto, el Certificado de Firma Electrónica Avanzada tiene un grado aún mayor de seguridad y privacidad que el de un certificado de firma electrónica simple. 

Entonces la firma electrónica avanzada se puede definir como aquella que cuenta con un certificado de firma digital avanzado, emitido por una entidad de certificación. 

Por su parte, una firma electrónica simple se puede realizar con o sin un tercero de confianza como Thomas Signe. Sin embargo en el segundo caso será mucho más segura. 

 

Seguridad de la FEA

Una firma electrónica avanzada, que implica el uso de un certificado avanzado, ofrece un nivel más alto de seguridad a una operación online. Esto teniendo en cuenta que otorga el mismo valor legal a los documentos electrónicos que el que tienen los documentos firmados en papel. 

De acuerdo con lo descrito anteriormente en la Ley de Firma Electrónica en Chile, la firma electrónica avanzada presenta un nivel alto de seguridad porque:

• Verifica la identidad del titular, el posterior registro de la firma y la aceptación por parte del mismo. 
• Detecta cualquier modificación posterior sobre el documento.
• Impide que el firmante desconozca su autoría. 

Para que esto sea posible, la firma electrónica debe contar con sistemas de verificación y evidencias electrónicas que permitan comprobar que efectivamente quien firma es quien dice ser y que los datos están vinculados exclusivamente a su autor.

IMPORTANTE: Por eso, aunque te pueda resultar difícil de creer, la firma electrónica es mucho más segura que una firma física tradicional para firmar documentos y contratos puesto que reduce las posibilidades de fraude, falsificación y manipulación de documentos. 

Adoptar la firma electrónica implica un cambio de paradigma y un paso fundamental en la digitalización de tu compañía en este nuevo mundo en transformación digital. Descubre más sobre este avance en: Firma electrónica en latinoamérica, tendencias tras dos años de Covid. 

 

Por qué este tipo de firma facilita las operaciones

La firma electrónica avanzada permite llevar a cabo diferentes tipos de procesos en tu empresa teniendo en cuenta que existen operaciones en que la Ley exige expresamente el uso de una FEA. Tales como:

• Instrumentos públicos electrónicos: se deben autenticar con la firma electrónica avanzada del emisor. Por ejemplo, una copia de una escritura pública, un certificado del Registro Civil, escritura de compraventa de un inmueble. 
• Mandatos judiciales: aquellos que son emitidos de manera electrónica requieren una FEA. 
• Creación de empresas: los formularios relacionados con la creación, variaciones o disolución de empresas del Registro de Empresas y Sociedad deben ser realizados mediante una firma electrónica avanzada.

Documentos que puedes firmar con una firma electrónica avanzada

Una firma electrónica avanzada te permite firmar con plena seguridad todo tipo de documentos en las diferentes áreas de tu compañía:

Departamentos Contable o Financiero/ Comercial

• Contrato bancario electrónico
• Pago automático de cuentas
• Contrato de compraventa
• Orden de compra
• Cheque 
• Letra de cambio
• Recibo de pago
• Facturas de pagos y cobros
• Notas de envío 
• Cartas comerciales
• Presupuestos
• Declaraciones de impuestos
• Comprobantes

Departamento de Recursos Humanos 

• Contratos laborales, temporales, por honorarios
• Documentos legales, financieros, administrativos, de gestión de los empleados, del Sistema de Prevención de Riesgos Laborales
• Currículos
• Nóminas
• Seguros Sociales
• Pensiones
• Póliza de seguros
• Notificaciones
• Informes
• Formaciones
• Certificaciones

Documentos administrativos/legales

• Actas, por ejemplo actas de constitución de empresas
• Sociedades mercantiles
• Venta de inmuebles o mobiliario 
• Certificados
• Convocatorias
• Correo Electrónico
• Notificación 
• Circular
• Resolución
• Solicitud o instancia
• Reclamación
• Donación
• Autorización
• Poder
• Permiso

 

URUK: tu firma electrónica avanzada en Chile

URUK es la plataforma de firma electrónica en Chile que te permite realizar todas las operaciones y trámites de tu empresa. Con URUK puedes firmar con una firma electrónica simple, con o sin certificado digital y con Firma Electrónica Avanzada (FEA). 

La firma electrónica avanzada de URUK se adapta a la normativa de firma electrónica en Chile:

1. Es certificada por un prestador acreditado 

La plataforma cuenta con el respaldo de Thomas Signe que, como autoridad acreditada de certificación digital, puede emitir certificados de firma electrónica simple y certificados de firma electrónica avanzada. 

Los certificados de firma electrónica avanza de URUK pueden ser:

• Primera opción: Firma con certificado en software
• Segunda opción: Firma con certificado en la nube
• Tercera opción: Firma con certificado en Token

2. Los datos se vinculan de manera única con el firmante

Para hacer una firma electrónica avanzada con URUK se pueden usar varios métodos que nos permiten identificar y verificar al firmante y recoger evidencias electrónicas, para dejar constancia sobre el momento en que se firmó y los medios utilizados:

Código OTP

El firmante recibe un código vía SMS, el cual solo es válido por un periodo de tiempo determinado y de un único uso. Este se debe agregar en el momento que se firma. 

Firma electrónica manuscrita o firma biométrica

Es aquella firma que se realiza con “puño y letra”, pero que para ello usa medios electrónicos, como una tablet, que es el más usual. De esta manera se pueden recoger datos biométricos como la presión, la velocidad, el trazo. 

Este tipo de firma recibe varias denominaciones. En Thomas Signe, para ser más precisos, preferimos decirle firma manuscrita electrónica. Este tipo de firma combina lo físico con lo digital y permite agilizar las operaciones que suceden en el punto de venta, local, consultorio, sede o espacio físico de tu negocio. 

Por lo que es una de las alternativas de firma que usan las entidades bancarias, aseguradoras, servicios de correos y mensajería, inmobiliarias, concesionarios, clínicas, entre otros sectores. para agilizar los procesos. 

Sellado de tiempo

es un sello electrónico emitido por una Autoridad de Autoridad de Sellado de Tiempo (TSA) para dejar constancia de la fecha y hora exacta en que se registró la firma. Permite probar que un hecho sucedió en un momento dado y garantiza que esos datos no se han modificado desde ese momento. 

Por lo tanto, cuando se firma con URUK se puede recopilar mucha información importante vinculada con el firmante como: 

• Correo electrónico del firmante
• Dirección IP desde donde se realizan las operaciones
• Número de teléfono celular donde se recibe el SMS
• Geogalización
• Datos biométricos de la firma manuscrita electrónica…
• Hora y fecha exacta en que ocurrió la firma. 

  3. Es creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control 

URUK permite firmar documentos desde cualquier dispositivo móvil. Cuando se está realizando el proceso de firma, la notificación llega exclusivamente al correo del firmante. Este usará el dedo, un mouse, o un lápiz para firma digital, por lo que no intervienen otras personas.  

Un sistema de verificación es a través de un código OTP, es decir la clave que se envía al correo electrónico o por SMS al teléfono móvil del destinatario. Por lo que solo esa persona accede al dispositivo.

4. Permite la detección posterior de cualquier modificación e impide que se desconozca la integridad del documento y su autoría. 

Los elementos antes mencionados nos permiten identificar al firmante, recoger evidencias electrónicas y mantener la integridad de un documento. 

Una firma electrónica con Blockchain

Pero además de lo anterior, la gran ventaja de URUK en comparación con otras firmas electrónicas es su trazabilidad en Blockchain. 

Todos los documentos firmados se registran en nuestra  cadena de bloques (ethereum). Esto permite securizar toda la información y tener una trazabilidad completa desde que se genera el documento. 

Una vez se registra un documento en la Blockchain este queda protegido de manera criptográfica y genera copia de la información en las cadenas, por lo que se hace casi imposible hackear la información.

Una firma posible de rastrear

Por otro lado, se genera un hash asociado al documento. Un hash es un término propio de la tecnología  Blockchain y consistente en una serie de números y letras que permiten identificar una transacción. Luego, a través del Trazer que ofrece URUK, con ese hash se puede hacer seguimiento del estado y la trazabilidad del documento. 

Todo ese registro en Blockchain que se genera puede servir como evidencia electrónica probatoria en un juicio, en caso de ser necesario. 

La tecnología Blockchain agrega el mayor nivel de seguridad gracias a sus características: inmutabilidad (no se puede modificar), trazabilidad y transparencia. De esta manera puedes obtener la mayor garantía de que tus documentos no serán alterados y conservarán su integridad.  

Cómo obtener tu FEA

URUK es una plataforma muy flexible, que se adapta a las necesidades de tu sector, negocio y operaciones. En ella puedes hacer uso de diferentes certificados de firma avanzados. Descubre tú mismo sus funcionalidades y características. 

El uso de las firmas electrónicas depende mucho de la región en que se apliquen. Por eso, si quieres obtener un certificado de firma electrónica avanzada e implementarlo de manera correcta en tu empresa, tenemos un equipo especializado en la normativa de los países en los que estamos presentes.

 Solicítanos tu certificado digital en: Chile, Perú y Colombia.