Política de privacidad y tratamiento de la información personal

THOMAS SIGNE SOLUCIONES TECNOLÓGICAS GLOBALES S.A.S.

1.OBJETIVO

Este documento tiene como objetivo la descripción de operaciones y prácticas de privacidad de datos personales que cumple Thomas Signe S.A.S.; asegurando la confidencialidad, autenticidad e integridad; para la administración de sus servicios como Entidad de Certificación Digital – ECD, en el marco del cumplimiento de los “Criterios específicos de acreditación Entidades de Certificación Digital” establecidos por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia – ONAC. De igual forma, el objetivo de la presente política consiste en reconocer la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales los trabajadores, clientes, proveedores y en general de todos sus agentes de interés respecto de los cuales ejerce tratamiento de información personal, por lo que, en cumplimiento a los mandatos constitucionales y legales, presenta el siguiente documento que contiene sus políticas para el tratamiento de datos personales.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política es de cumplimiento obligatorio por Thomas Signe S.A.S. y por los proveedores de servicios de certificación digital contratados por Thomas Signe S.A.S., en cuanto al tratamiento de datos personales de los usuarios finales.

3. DOCUMENTACIÓN RELACIONADA

Constitución Política de Colombia
Ley 1581 de 2012
Decretos Reglamentarios
Decreto Único 1074 de 2015
Jurisprudencia aplicable
THS-CO-AC-PR-16 Tratamiento de datos personales
THS-CO-AC-MSG Manual del Sistema de Gestión
THS-CO-AC-DPC-01 Declaración de Prácticas de Certificación para Emisión de Certificados
THS-CO-AC-DPC-02 Declaración de Prácticas de Certificación para Estampado Cronológico
THS-CO-AC-DPC-03 Declaración de Prácticas para Archivo y Conservación de Mensajes de Datos THS-CO-AC-DPC-01-F14 Contrato de Prestación de Servicios para Suministro de Certificados Firma Automatizada THS-CO-AC-DPC-01-F17 Solicitud y aceptación de Prestación de Servicios de Certificación Digital (Representante Legal) THS-CO-AC-DPC-01-F18 Solicitud y aceptación de Prestación de Servicios de Certificación Digital (Suscriptor) THS-CO-AC-DPC-02-F03 Contrato de Suscripción para Estampado Cronológico
THS-CO-AC-DPC-03-F07 Contrato de Suscripción para Archivo y Conservación de Mensajes de Datos.

4. DEFINICIONES

4.1 ACRONIMOS Y ABREVIACIONES

DPC: Declaración de prácticas de certificación

ECD:Entidad de Certificación Digital que prestan servicios de certificación digital y equivale a una Entidad Certificadora definida en la ley 527 de 1999. También se debe entender como un Organismo de Evaluación de la Conformidad – OEC de acuerdo con lo definido en la ISO/IEC 17000.

ONAC: Organismo Nacional de Acreditación de Colombia

PKI: Infraestructura de llave pública

4.2 DEFINICIONES Y CONCEPTOS 

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Datos Personales Privados: aquellos cuyo conocimiento es restringido al público.

Datos Sensibles: son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

Datos Públicos: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible, que puede ser tratado por cualquier persona, sin necesidad de autorización para ello. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en el registro civil de las personas (p.ej. si se es soltero o casado, hombre o mujer) y aquellos contenidos en documentos públicos (p.ej. contenidos en Escrituras Públicas), en registros públicos (p.ej. el registro de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría), en gacetas y boletines oficiales y en sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Titular de la Información: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero o legatario).

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento (ej. Base de Datos de clientes, entre otras).

Tratamiento de Datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. El consentimiento puede otorgarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir que otorgó la autorización.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita cuyo fin es informar al titular de los datos sobre la existencia de un manual de políticas de tratamiento que le será aplicable al procesamiento de su información.

Transferencia: Envío de datos, dentro o fuera del territorio nacional, cuyo remitente y, a su vez, destinatario, es un Responsable del Tratamiento de Datos.

Transmisión: Comunicación de Datos, dentro o fuera del territorio colombiano, cuyo remitente es el Responsable y su receptor es el Encargado del Tratamiento de Datos

Oficial de Protección de Datos: Responsable al interior de la Compañía,  encargado de vigilar, controlar y promover la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.

 

5. ACTIVIDADES

5.1 PRINCIPIOS A LOS QUE ESTÁ SUJETO EL TRATAMIENTO

En todo caso, el procesamiento de datos personales que se efectúe con ocasión de la presente Política de Tratamiento, deberá regirse estrictamente bajo los siguientes principios:

Legalidad: El Tratamiento debe sujetarse a lo establecido en la Ley.

Finalidad: La finalidad del Tratamiento debe ser legítima, temporal e informada al titular.

Límite razonable: Se limitará el almacenamiento y procesamiento de datos personales a lo que es esencialmente necesario para cumplir los propósitos previamente especificados de la relación de negocios, así como el cumplimiento de los fines autorizados por el Titular.

Libertad: El dato puede ser tratado sólo con el consentimiento previo, expreso,  informado y autodeterminado por el  titular o por mandato legal o judicial.

Veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Transparencia: Debe garantizarse el derecho del titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones.

Acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular o por las personas previstas en la Ley.

Seguridad: La información debe manejarse con las medidas necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Confidencialidad: Los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos son reservados y sólo se pueden suministrar en los términos de la Ley Toda persona que intervenga en el procesamiento de la información deberá garantizar su carácter reservado.

Incorporación sistemática: Los principios de Protección de Datos Personal se implementarán en todos los procesos y procedimientos del negocio.

5.2 FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

TRATAMIENTO: la organización realizará el tratamiento de los datos personales de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, sus Decretos Reglamentario, lo previsto en la presente Política, las autorizaciones de tratamiento y/o avisos de privacidad.

FINALIDADES: los datos personales recolectados serán utilizados únicamente con las finalidades establecidas en las respectivas autorizaciones de tratamiento de datos personales y/o avisos de privacidad que se pongan a disposición de los titulares, que tienen entre otras, como finalidad, el permitir el desarrollo del objeto social de la organización, su gestión contable, fiscal, administrativa, técnica, operativa y comercial, tramitar solicitudes, quejas o reclamos, en el marco de las relaciones con sus empleados, proveedores, clientes, terceros y partes interesadas, así como las que deriven del cumplimiento de un deber u obligación legal.

En su calidad de responsable del tratamiento de los datos recolectados, y en función de la naturaleza y objeto misional de la organización, a continuación, se describen los principales escenarios que dan lugar al tratamiento de información personal y sus finalidades.

Thomas Signe S.A.S. declara que los datos recolectados serán procesados con ocasión de validar los requisitos operacionales descritos en la Declaración de Prácticas de Certificación (DPC) para el ciclo de vida de cada uno de los servicios prestados en las siguientes etapas:

• Comercialización.
• Contratación y pago.
• Solicitud, revisión, decisión y emisión o activación del servicio.
• Notificaciones del servicio.
• Revocación o desactivación del servicio.

 

5.3 DERECHOS A LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5.4 AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

Thomas Signe S.A.S. solicitará a los titulares de la información autorización previa e informada para su tratamiento. Esta podrá ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas. La organización conservará prueba de las autorizaciones obtenidas para el tratamiento de los datos. Para el caso, en donde el titular de la información decida solicitar suprimir su información, la autorización obtenida será preservada por el tiempo que la organización lo requiera.

Dicha autorización no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley.

Por otro lado, quien se responsabilice del tratamiento de datos, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;
b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
c) Los derechos que le asisten como Titular;
d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

Cabe destacar que dicho responsable del Tratamiento deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el párrafo anterior y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta.

5.5 RESPONSABILIDADES

5.5.1 THOMAS SIGNE S.A.S.

• Gestionar de toda la información obtenida o creada durante el desempeño de las actividades de certificación digital. Con excepción de la información que el suscriptor pone a disposición del público, o cuando existe acuerdo suscrito entre la ECD y el suscriptor. Toda otra información se considera información de propiedad y se debe considerar confidencial.

• Informar al suscriptor, con anticipación, acerca de la información que pretende poner a disposición del público.

• Cuando se exige a la ECD, por ley o autorización en las disposiciones contractuales, la divulgación de información confidencial, la ECD notificará al suscriptor o a la persona implicada, a menos que lo prohíba la ley, acerca de la información suministrada.

• La información acerca del suscriptor obtenida en fuentes diferentes del suscriptor será tratada como confidencial.

5.5.2 SUSCRIPTOR

• Facilitar información completa, actual y veraz a la ECD.
• El suscriptor será responsable de los perjuicios que pudiera ocasionar la insuficiencia, invalidez o falsedad de la información brindada a la ECD.

5.6 TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS

5.6.1 TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS 

Con ocasión de las actividades desarrolladas por la organización podrá servirse de transferir información para que ésta sea tratada por terceros responsables dentro y fuera del territorio nacional. Esta transferencia de datos personales deberá llevarse a cabo con estricta sujeción a lo dispuesto por la presente política de tratamiento y a los estándares de seguridad implementados por la organización. Para la transferencia la organización solicitará autorización del Titular de la información.

5.6.2 TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS 

Con ocasión de las actividades desarrolladas por la organización podrá servirse de transmitir información para que ésta sea tratada por terceros encargados dentro y fuera del territorio nacional. El tratamiento de datos deberá llevarse a cabo con estricta sujeción a lo dispuesto por la presente política y a los estándares de seguridad implementados por la organización. Así mismo, deberá incluirse en la autorización otorgada por el Titular de la información, la debida habilitación para llevar a cabo la transmisión en cuestión.

5.7 ADMINISTRACIÓN BASES DE DATOS

La organización hace un manejo de sus bases de datos con información personal, atendiendo a las finalidades antes señaladas y sus vigencias están estrictamente ligadas al cumplimiento de dichas finalidades.

5.8 POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS 

Thomas Signe S.A.S. garantiza la protección de datos personales de los suscriptores y/o solicitantes de los servicios de certificación digital, en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 1377 del 2013; de los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014, ley 1266 de 2008 de demás decretos reglamentarios relacionados, donde se reglamenta lo establecido en la Ley 1581 de 2012, por la cual se expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales, cuyo objeto es “desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma” y de los Criterios Específicos de Acreditación de Entidades de Certificación Digital establecidos por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia – ONAC.

Serán considerados como datos personales, la información de nombres, dirección, correo electrónico, y toda información que pueda vincularse a la identidad de una persona natural o jurídica, contenidos en los contratos y solicitudes de los suscriptores y/o solicitantes. Esta información será considerada como confidencial y será de uso exclusivo para las operaciones de certificación digital estipuladas, a excepción que exista un previo consentimiento del usuario final de dichos datos o medie una orden judicial o administrativa que así lo determine, en cuyo caso, a menos que lo prohíba la ley, el Suscriptor o la persona implicada será notificada de la información suministrada.

Es responsabilidad de los suscriptores y/o solicitantes garantizar que la información provista a Thomas Signe S.A.S. sea veraz y vigente. Asimismo, son responsables del perjuicio que pudieran causar por aportar datos falsos, incompletos o inexactos.

5.9 SUMINISTRO DE INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la Ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

 

5.10 DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO

La ECD de Thomas Signe S.A.S o cualquiera de los destinatarios de esta Política de Privacidad, al asumir la responsabilidad del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley de protección de datos personales.
i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

5.11 DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO 

Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

5.12 RESPONSABLE DE PRIVACIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

El Responsable de Privacidad de los datos personales de Thomas Signe S.A.S. gestiona la implementación y vela por el cumplimiento de la presente política, así como de su revisión periódica, actualización, difusión y concientización y capacitación al personal y terceros para su adecuado cumplimiento.

5.13 PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

La organización dispondrá para las consultas y reclamos de los canales y procesos establecidos en el manual de procedimientos para el tratamiento de datos personales que forma parte de esta política, y ejecutará para su atención y trámite las actividades establecidas en su procedimiento de PQRS que se encuentra publicada en la página web: https://www.thomas-signe.co/pqrsa o directamente, en la dirección física de la organización domiciliada en la Avenida de las Américas No. 44-57 de Bogotá, teléfono (601)3810240.

5.14 ÁREA ENCARGADA DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

La dependencia responsable de recibir, atender y resolver las consultas y reclamos de titulares de datos personales o personas legitimadas para ello es el Responsable de PQRS a través del correo electrónico pqrsa@thsigne.com o al teléfono (601)3810240.

5.15 MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

La organización se reserva el derecho de modificar la política de privacidad y protección de datos personales en cualquier momento. Para el efecto realizará la publicación a través del mecanismo habilitado por la organización una vez realizados los cambios. En caso de no estar de acuerdo con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a la entidad el retiro de su información a través del medio indicado anteriormente. Sin embargo, no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la entidad.

Se cuenta con un historial de versiones al inicio del documento.

6. FORMATOS

No aplica

7. REGISTROS

Identificación: Consultas, Reclamos.

Soporte: Informático.

Responsable: Responsable PQRS.

Archivo: Herramienta de ticketing.

Tiempo de conservación: Mientras se mantenga el Sistema de Gestión.