La pandemia trajo consigo cambios que ya no tienen vuelta atrás y potenció procesos que venían cocinándose para la Revolución Industrial 4.0, entre ellos, la digitalización del trabajo. Con este impulso, la firma electrónica de los contratos de trabajo y de otros documentos laborales toma cada vez más relevancia y se convierte en un paso esencial para la modernización de las organizaciones. 

La firma electrónica de los contratos de trabajo surge principalmente por la necesidad de las empresas de implementar un sistema de gestión documental que permita proteger y salvaguardar la información. 

De acuerdo con Gonzalo Toledo Brito, experto en Documentos Laborales Electrónicos y Firma Electrónica Avanzada en Chile, la despapelización integral y la consecuente digitalización de los procesos responde a la necesidad de las empresas de ser más competitivas a través de la automatización. La cual ofrece beneficios como mayor productividad, ahorro, eficacia y eficiencia (Toledo, G. 2021).

Entonces, ¿ qué tener en cuenta y por qué implementar la firma electrónica en los contratos de trabajo? Veamos:

 

Normativa para aplicar la firma electrónica en los contratos de trabajo

Realizar un contrato laboral de manera online requiere de una firma electrónica. Es decir, un mecanismo que permita al receptor de un documento electrónico identificar de manera formal a su autor. Esto es verificar que quien firma es quien dice ser. 

Cada país cuenta con una reglamentación para la firma electrónica. Por eso, para implementarla es conveniente conocer la normativa específica. Por ejemplo en Colombia la ley distingue dos tipos de firma: la firma electrónica y la firma digital. 

 Tipos de firma electrónica en Latinoamérica

Para ser más precisos:

• Consulta: Tipos de firma electrónica en Chile: Ley 19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma. 
• Revisa: Tipos de firma electrónica en Colombia: Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
• Mira: Tipos de firma electrónica en Perú:  Ley de Firmas y Certificados Digitales Ley 27269. 

En general, los gobiernos de Chile, Colombia y Perú reconocen dos tipos de firma electrónica (con distintas denominaciones): firma electrónica simple y firma electrónica avanzada. Por su parte el Marco Europeo establece una tercera firma que es la firma electrónica cualificada. 

Tipos de firma electrónica para los contratos de trabajo 

De acuerdo con la regulación de la firma electrónica en Chile (LFE):

 Firma electrónica simple

Se define como todo complemento que “permita al receptor de un documento electrónico identificar, al menos formalmente, a su autor».

Firma electrónica avanzada

Es aquella firma “certificada por un prestador acreditado y que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría».

Los documentos laborales como un contrato, el reglamento de empresa, el compromiso de confidencialidad y secreto profesional, entre otros, son documentos privados en los cuales la firma electrónica juega un papel fundamental de seguridad y validez. 

 ¿Qué tipo de firma electrónica usar en los contratos de trabajo?

Para firmar contratos digitalmente las empresas pueden usar tanto una firma electrónica simple como una firma electrónica avanzada: 

• Una firma electrónica simple permite al empleado expresar estar conforme con el contenido del contrato. Es muy fácil y sencilla de usar,  se hace un check a través de una casilla o un PIN. Sin embargo, su desventaja es que puede requerir de una firma manuscrita para identificar al usuario y validar la creación del PIN. 
• Por su parte, la firma electrónica avanzada permite identificar a la persona que firma el contrato, y puede reconocer cualquier modificación posterior de los datos firmados. Por lo cual es el tipo de firma electrónica de contratos de trabajo más recomendable y la más usada por las empresas.  

Ventajas de la firma electrónica avanzada:

• Permite identificar al firmante.
• Está vinculada al firmante de manera única y con los datos firmados para detectar cualquier modificación. 
• Alto nivel de confianza bajo control exclusivo del firmante.
• Es fácil de usar y de implementar. 

 

Beneficios de la firma electrónica de contratos de trabajo

Estas son las razones por las que deberías comenzar a firmar contratos online:

1. Agiliza los procesos

Evita a tus colaboradores realizar trámites innecesarios como imprimir y escanear hojas para enviar su contrato laboral firmado. Aplica bien sea que se encuentren en la oficina, teletrabajen o trabajen a distancia.

2. Optimiza recursos

Ahorra en costos de papel, impresiones y espacio almacenamiento y reduce el impacto ambiental.

Asimismo, ahorra tiempo y dinero por desplazamientos. Olvídate de la presencialidad y realiza los procesos de contratación de una manera rápida y sencilla. 

3. Firma contratos online seguros y con plena validez legal

Una solución de firma electrónica adecuada está respaldada por una entidad gubernamental certificadora, lo cual  garantiza seguridad técnica y jurídica en su proceso de emisión. Lo cual te permite firmar contratos electrónicos con seguridad y validez legal tanto para ti y tus  empleados.

 

Cómo implementar la firma electrónica en los contratos de trabajo

URUK es la solución tecnológica de Thomas Signe que te permite firmar online tus documentos con plena validez legal, con quien quieras y desde donde quieras en un entorno profesional.

Lleva a cabo la firma electrónica de contratos de trabajo y de todos los documentos laborales que necesites: consentimiento de uso de datos, contrato de proveedores, acuerdos comerciales, comprobantes de pago, y demás.

URUK pone a tu disposición los tipos de firma que requieres para cada caso y te ofrece la máxima seguridad:

• Certificado digital
• Firma electrónica simple y avanzada
• Sellado cualificado de Tiempo
• Firma biométrica
• Trazabilidad Blockchain

 

 ¿Apenas estás comenzando la digitalización de tus procesos? 

No importa el tamaño de tu empresa o nivel de digitalización. URUK está diseñada para cada usuario y cuenta con una API fácil de integrar.

Una vez accedas a la plataforma podrás:

• Cargar y firmar documentos
• Elegir la firma que necesites
• Gestionar plantillas
• Enviar y recibir notificaciones de firma desde cualquier lugar y dispositivo. 

Tener una solución de firma electrónica es posible y accesible para cualquier tipo de negocio. Si quieres dar el primer paso para la transformación digital de tu empresa, te ayudamos.