Firmar digitalmente un documento es un paso básico y necesario para la transformación digital de tu bufete de abogados, gestoría o departamento jurídico.
El auge del legaltech —aplicación de tecnología para ejercer la abogacía y el Derecho— implica un reto para los despachos de abogados tradicionales. Pero a la vez es una gran oportunidad para poner la innovación y implementación de herramientas digitales al servicio del sector jurídico
Según Gartner, la mayoría de las compañías del sector legal no podrán aumentar el gasto en personal o asesoría externa. Por lo tanto, para 2025 se triplicará el gasto en tecnología para respaldar los flujos de trabajo y satisfacer las demandas de productividad.
Asimismo, para 2024 los departamentos legales reemplazarán el 20 % de los abogados generalistas con personas que no son necesariamente abogados. De igual forma, se automatizará hasta el 50% del trabajo legal relacionado con gestiones corporativas (Gartner, 2021)
Existen diferentes soluciones tecnológicas para optimizar tu labor legal. Sin embargo, en esta oportunidad nos concentramos en la firma digital y diferentes mecanismos de autenticación digital, pues son esenciales para llevar a cabo tu ejercicio profesional.
Herramientas clave para firmar digitalmente un documento con plena validez legal
1. Certificado digital
El certificado digital es el único medio que garantiza técnica y legalmente la identidad de una persona o empresa en el entorno digital. Es emitido por una Autoridad de Certificación que ha sido previamente acreditada para otorgar dicho respaldo legal.
Por este motivo el certificado digital es el mecanismo que permite firmar digitalmente documentos con la misma validez legal de una firma manuscrita. Cuando obtienes un certificado digital puedes enviar comunicados y notificaciones a las autoridades gubernamentales y adelantar procesos públicos y privados.
2. Firma digital para abogados
El Reglamento de Identificación electrónica, Autenticación y Servicios de confianza, más conocido como el Reglamento eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services), es el marco normativo que regula la firma electrónica en la Unión Europea.
El Reglamento (UE) nº 910/2014 reconoce tres tipos de firma electrónica:
Firma electrónica simple
“los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar” (Art.3.10).
Una firma electrónica simple puede ser creada y emitida por cualquier persona natural o jurídica, incluidas las entidades de certificación acreditadas.
Firma electrónica avanzada
“es la firma electrónica que cumple los requisitos contemplados en el artículo 26:
- a) estar vinculada al firmante de manera única;
- b) permitir la identificación del firmante;
- c) haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo,
- d) estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.
Firma electrónica cualificada
“una firma electrónica avanzada que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica” (Art.3.12)
Según el reglamento eIDAS todas las firmas electrónicas son válidas. Sin embargo para efectos legales y de cara a un juicio ante un tribunal el nivel de seguridad jurídica varía, siendo la firma electrónica simple la que tiene menor grado probatorio.
En definitiva: por su capacidad probatoria en juicios o investigaciones legales, tanto la firma avanzada como la cualificada son las firmas electrónicas recomendadas para ejercer como representante legal. Para cumplir el reglamento estas firmas requieren un certificado digital o un certificado cualificado, por lo tanto, son emitidas por una Autoridad de Certificación.
La firma electrónica avanzada y la firma electrónica cualificada también son conocidas como firmas digitales. Conoce más sobre la diferencia entre firma electrónica y firma digital.
A saber: la firma digital es un tipo de firma electrónica que se basa en los sistemas de criptografía de infraestructura de clave pública o PKI —Public Key Infrastructure—, que corresponde a la infraestructura que se utiliza para realizar transferencias electrónicas de manera segura.
La firma digital es el mecanismo que te permite firmar digitalmente un documento con plena validez legal, gestionar documentos en la nube, generar contratos online, recopilar evidencias y hasta automatizar procesos.
Aquí puedes encontrar la normativa de las firmas electrónicas en: Perú, Colombia y Chile.
3. Sellado de Tiempo
Es un servicio emitido por una una Autoridad de Sellado de Tiempo (TSA) que permite constatar el momento concreto en que se emite o firma un documento y garantiza que la información contenida en el mismo no se ha modificado desde ese momento. En pocas palabras, certifica el momento exacto, con fecha y hora, en que se firma un documento.
4. Blockchain
La tecnología Blockchain o cadena de bloques consiste en una red de nodos (ordenadores) conectados que permite mantener la integridad de la información que se distribuye entre estos. En este caso, cuando el documento firmado se registra en la Blockchain, este es protegido de manera criptográfica y se genera una copia de dicho documento en todos los nodos participantes de la cadena. Por lo cual se hace casi imposible hackear y modificar esos datos.
La tecnología Blockchain agrega el mayor nivel de seguridad gracias a sus características:
Inmutabilidad: los datos no pueden ser modificados.
Trazabilidad: el registro en la cadena de bloques permite securizar toda la información y tener una trazabilidad completa desde que se genera el documento.
Seguridad: la información es distribuida de manera criptográfica y es validada por los participantes de la cadena, sin la intervención de un tercero.
Transparencia: garantiza la identidad del emisor y la procedencia de la información.
5. Biometría
La firma biométrica es aquella que se realiza con “puño y letra”, pero que para ello usa medios electrónicos, como una tablet, que es el más usual. De esta manera se pueden recoger datos biométricos como la presión, la velocidad, el trazo, el iris de los ojos, la huella dactilar, entre otros.
Por lo que la identificación biométrica se ha definido como la manera más segura de identificación, puesto que resulta complejo imitar los datos biométricos exactos de una persona.
6. Identidad Digital Cualificada
La identificación electrónica es el proceso de utilizar los datos de identificación de una persona en formato electrónico que representan de manera única a una persona física o jurídica o a una persona física que representa a una persona jurídica.
Signe, como Autoridad de Certificación, desarrolló, junto con SigneBlock, Qualif_ID una identidad digital cualificada que une la Identidad Digital en Blockchain con la Firma Electrónica Cualificada. De esta manera se adecua al Reglamento eIDAS y a los estándares internacionales en materia de identificación y transacciones electrónicas, dotando de reconocimiento legal a la autenticación y trazabilidad de una identidad en el entorno de Blockchain.
Se trata de un paso más en la aplicación de blockchain. Es la primera vez que se puede usar la tecnología Blockchain para la firma de contratos y certificación de documentos con plena validez legal.
Esto quiere decir que los datos almacenados en Blockchain podrían ser utilizados, en caso de conflicto, en un juicio sin necesidad de acompañarlos de una prueba pericial.En este caso, el blockchain evoluciona de la evidencia probatoria al reconocimiento legal.
Si quieres saber más, conoce este caso de uso de la Identidad Digital Cualificada QID.
A través de Thomas Signe, integrante del Grupo Signe puedes acceder a una Qualif_ID en Latinoamérica y demás servicios de certificación electrónica.
URUK: todo lo que necesita un abogado para firmar digitalmente un documento legal
URUK es la plataforma de firma electrónica de Thomas Signe que se adapta a las necesidades de firma de despachos abogados, consultores, gestorías, asesores laborales, fiscales y contables. Tiene la capacidad de ofrecer servicios con plenas garantías legales gracias a que somos Autoridad de Certificación.
La plataforma ofrece un espacio de trabajo para gestionar los documentos y firmar online de manera sencilla con los tipos de firma y niveles de seguridad que requieran tus casos o gestiones:
- Primera opción: Firma electrónica simple con o sin certificado digital
- Segunda opción: Firma electrónica avanzada con certificado digital
- Tercera opción: Firma electrónica avanzada con clave única
- Cuarta opción: Firma electrónica avanzada con e-Token
Además, tienes:
- Certificados digitales en la nube
- Sellado de tiempo
- Q_ID: Identidad Digital Cualificada
- Notificación OTP – SMS/Mail
- Firma biométrica manuscrita y facial
- Trazabilidad Blockchain
Documentos que puedes firmar digitalmente en tu bufete de abogados
Comienza a firmar digitalmente y con plena validez legal todos estos documentos con URUK:
- Contratos de servicios
- Pactos de socios
- Actas de juntas
- Contratos de Confidencialidad
- Adhesiones
- Delegaciones de voto
- Reclamaciones de impago
- Envío de minutas
- Mandatos SEPA
- Notificaciones con acuse de recibo
- Compromiso medioambiental
- Documentación financiera
- Documentos de prevención de riesgos laborales y documentos para las mutuas.
- Contratos laborales, prórrogas, documentación para ERTES, recibí, declaraciones responsables.
- Consentimientos informados para protección de datos, contratos de responsables de ficheros, DPO (Delegado de Protección de Datos).
Ventajas de firmar digitalmente un documento en un departamento jurídico con URUK
- Agiliza y gestiona de manera automática tus procesos: la firma digital te permite firmar más documentos en un solo día: contratos, pactos de socios, actas, etc. Asimismo puedes gestionar todos tus casos en un solo lugar, crear el flujo de firma que necesites, elegir a los firmantes y conocer el estado de firma de tus documentos.
- Ahorra tiempo: firma desde cualquier lugar, evita desplazamientos a tu despacho o reuniones innecesarias con tus clientes para hacer una firma.
- Ahorra en costes y promueve la sostenibilidad: optimiza procesos, aumenta la productividad, ahorra en desplazamientos, costos por impresiones, papel y espacio para almacenamiento.
- Usa los mecanismos que mejor se adapten a tu caso: firmas electrónicas con biometría o certificado digital, firma con Identidad Digital Calificada, sellado de tiempo cualificado, notificaciones por email certificadas y ¡más!
- Ofrece mayores garantías de seguridad: firmar documentos y contratos de manera electrónica es más seguro puesto que reduce las posibilidades de fraude, falsificación y manipulación de documentos.
Cuenta con el respaldo de una Autoridad de Certificación Digital que cumple con las normas internacionales y se adapta a la normativa de cada país en temas de identificación y transacción electrónica. Y más aún con la aplicación de la tecnología Blockchain, para agregar el máximo nivel de integridad, seguridad y transparencia a los procesos.
Asimismo reduce el riesgo de deterioro o extravío de documentos y aprovecha la posibilidad de recoger mayores evidencias probatorias de cara a un tribunal.
No hay nadie que tenga que firmar tantos documentos como un asesor o representante legal y que deba cumplir fehacientemente con todas las obligaciones jurídicas establecidas por los gobiernos, pues precisamente para eso te contratan tus clientes.
Afortunadamente ya existen todos estos mecanismos electrónicos para facilitar y optimizar tu gestión. Conoce ahora mismo URUK.
