Lograr la adopción de la factura electrónica en Colombia no ha sido un camino fácil. Fue uno de los últimos países en implementar este servicio, sin embargo, hoy es un referente en la región y su rápido avance se califica como una “experiencia exitosa”. Así lo indica la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), organismo que viene adelantando la digitalización fiscal desde 2015.
La normativa emitida en ese año hizo que muchos empresarios se hayan puesto manos a la obra para conseguir cumplir los plazos. Pero, por supuesto, no sólo se trata de cumplir el reglamento. La implementación de la factura electrónica tiene innumerables ventajas, como hacer más eficiente la gestión del cobro y conseguir una mayor agilidad en los procesos administrativos.
Normativa sobre factura electrónica en Colombia
Según la Ley de Financiamiento, tras el decreto 2242 de 2015 y con las modificaciones dadas en las resoluciones 000020, 000030 y 000064 de 2019, eran muchas las empresas que debían acatar los plazos para registrarse como facturador electrónico y expedir sus facturas acorde a la normativa aprobada.
El objetivo para el Gobierno ha sido claro. La factura electrónica en Colombia no solo permite un mejor control fiscal, evitando la evasión de impuestos, sino que, consigue conocer el comportamiento adquisitivo de los colombianos en tiempo real. Lo cual permite aumentar la eficiencia de la administración.
¿Quienes son obligados a la facturación electrónica?
En general, aquellos obligados a facturar electrónicamente o facturadores electrónicos, se clasifican según los siguientes supuestos: aquellos sujetos responsables del IVA o del Impuesto Nacional al Consumo, personas o entidades con calidad de comerciantes, que ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, así como aquellas que enajenen bienes producto de actividades relacionadas con agricultura o ganadería, independientemente de su calidad como contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN.
De este grupo se exceptúan aquellos inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación. Además, según la actividad económica principal, las empresas contarán con unos plazos para expedir las facturas electrónicas.
Pasos para implementar la factura electrónica en una empresa
Una vez que una empresa o institución tiene clara su fecha de inicio para implementar el proceso, debe registrarse como facturador electrónico ante la DIAN. Para ello debe documentar el software de facturación elegido para llevarlo a cabo. Este puede ser un mecanismo propio o bien contratar los servicios de proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN. Y, por supuesto, la firma digital que se debe utilizar en el proceso de emisión de las facturas electrónicas debe estar respaldada por un certificado digital vigente.
En todo caso, es fundamental la política de tratamiento de datos personales, realizando un correcto uso de la información contenida en las facturas. En todo el proceso, emisores, receptores, retenedores y proveedores de soluciones de facturación electrónica deben cumplir la Ley de Protección de Datos. Estos son los responsables de la generación de documentos tributarios digitales como pueden ser facturas electrónicas, recibos de nómina, pólizas, balanzas, etc.
Por esta razón, la protección de datos personales se presenta de forma específica en el contexto de la prestación de servicios fiscales digitales. Siendo un buen ejemplo de ello las facturas electrónicas, en las que siempre hay transferencia de información y de datos personales que puede ser sensible.
Ventajas de la factura electrónica en Colombia
Los requisitos que exige la DIAN no deben verse sólo como una obligación, sino como una oportunidad de mejora, para aprovecharse de todas las ventajas que la digitalización ofrece. Y es que, esta normativa trae consigo sanciones e incentivos, pero, más allá de eso, la facturación electrónica puede ofrecer innumerables ventajas.
Ahorro y eficiencia
En primer lugar, se conseguirán ahorros significativos en tiempo en procesos operativos. Con una mayor eficiencia (sin la consiguiente pérdida de facturas y unificación de las mismas en un único software), así como la reducción de los errores humanos.
Además, la facturación electrónica no tiene costos elevados (tanto en tiempo como en dinero) comparada con la factura física tradicional, que conlleva recursos humanos y más procesos.
Sostenibilidad
Reducir la factura en papel implica una disminución de impacto medioambiental. De acuerdo con el Centro Interamericano de Administraciones Tributarias (Ciat), el sistema de facturación electrónica representa hasta 80% de ahorro en costos en comparación con las facturas en papel.
Seguridad
Pero, la principal ventaja se centra en la seguridad. Las facturas tienen un certificado digital, con la firma del representante legal de la empresa, lo que dificulta enormemente los potenciales hackeos.
Transparencia
Desde el punto de vista del Gobierno, imponer la factura electrónica en Colombia es fundamental para combatir la evasión de impuestos y la elusión, consiguiendo un recaudo más eficiente. Este sistema permite a la DIAN validar la información por cada operación realizada, mejorando el control fiscal. La DIAN cuenta con un servicio electrónico para pruebas de habilitación, recepción de ejemplares de factura electrónica, autorización de proveedores tecnológicos y un catálogo con la información de los participantes en factura electrónica.
En definitiva, la factura electrónica favorece aspectos como la transparencia, trazabilidad, almacenamiento, conservación, disponibilidad y seguridad de la información.
Última resolución
En abril de 2022 la DIAN emitió la Resolución 085 por la cual transformará la forma en la que se reciben las facturas de los proveedores. Esta dictamina que dictamina que las facturas radicadas deben ser aceptadas por el cliente del proveedor electrónicamente en la plataforma RADIAN para que se vuelvan títulos valores.
A partir del próximo 13 de julio las empresas compradoras deben enviar un mensaje electrónico de acuse de recibo de la factura y del bien o servicio adquirido.
De no ser así, esa factura no podrá ser descontada de los gastos, ni incluirse en las declaraciones de renta y devoluciones de saldos a favor (Diario Occidente, 2022).
Con este cambio se busca la masificación del factoring en Colombia para generar mayor liquidez a las compañía. Adicionalmente, se espera que el sistema tributario logre una mayor trazabilidad de la factura electrónica y favorezca a las pymes para la financiación de sus proyectos productivos.
Así avanza la factura electrónica en Colombia
Como era de esperarse, la pandemia aumentó el uso de la factura electrónica. El 2019 finalizó con 47.160 facturadores electrónicos, y el 2020 cerró con 500.000 (La República, 2022).
El calendario para implementar este mecanismo comenzó en mayo de 2020, con la Resolución o42. Según la DIAN, en la actualidad se emiten cerca de 5 millones de facturas electrónicas al día.Para mayo de este año, cerca de 751.000 empresas se acogieron a la facturación electrónica. Y se espera superar los 800.000 suscriptores para este año.
El gran reto continua siendo que los pequeños, medianos y grandes empresarios se acojan a este sistema, debido a los costos que le supone a la entidad facturar en papel. Para ello, se ofrece un servicio gratuito de facturación en su página web.
En definitiva, obligaciones y ventajas se suman para hacer que la factura electrónica se imponga totalmente en el panorama económico colombiano. La factura en papel se irá eliminando de forma progresiva para que empresarios y Administración se puedan beneficiar de todas las posibilidades que ofrece la digitalización.
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